Het boeken van een vergaderzaal kan eenvoudig lijken. Maar je kunt gemakkelijk dingen over het hoofd te zien die je veel geld kunnen kosten nadat je vergadering of evenement voorbij is. Hier zijn twee essentiële dingen om aan te denken bij het boeken van een vergaderruimte.

Sfeer

Niet alle vergaderzalen zijn gelijk en ook de soorten vergaderingen die je organiseert zijn niet gelijk. Idealiter wilt je een vergaderruimte kiezen die aansluit bij de aard van je vergadering. Bespaar geen tijd en moeite om de juiste sfeer en voorzieningen te kiezen voor je meeting.

Wie zijn de klanten die je gaat ontmoeten? Kies een ruimte die professionaliteit uitstraalt. Is het een workshop die een groot deel van de dag zal duren? In dat geval kan het nodig zijn om een flexibele vergaderruimte met catering op locatie te overwegen. Zullen presentaties op de agenda van de vergadering staan? je moet ervoor zorgen dat je vergaderruimte over de juiste technologie beschikt om deze te ondersteunen. je moet beslissen over de A/V-apparatuur voor evenementen (bijvoorbeeld een scherm versus een projector). En daar houdt het niet op: je moet rekening houden met de grootte van de ruimte en de verlichtingsopties om de beste ruimte voor de vergadering te vinden.

Facilitaire voorzieningen

Bij het zoeken naar een vergaderruimte moet je weten wat de faciliteiten voor je kunnen betekenen. Als het niet is inbegrepen in de huurprijs van de vergaderzaal, is het een nieuw onderdeel dat je moet budgetteren. Een paar basisdingen die je nodig hebt in je vergaderruimte: betrouwbare wi-fi, printers of videoconferencing mogelijkheden. Afhankelijk van waar de vergadering om vraagt, kan het zijn dat je andere apparatuur nodig hebt.

Support op locatie is een andere factor om te overwegen voordat je je vergaderruimte huurt. Support, zoals IT-personeel of cateraars op locatie, kan veel zorg van je schouders nemen. Het laatste wat je nodig hebt, is dat de techniek in het midden van de vergadering mislukt zonder enige ondersteuning bij de hand. Zoek uit wat voor soort ondersteuning is inbegrepen in de huur van je vergadering voordat je een vergaderlocatie selecteert.